Rechnungen schreiben gehört zu den alltäglichsten Aufgaben in jedem Unternehmen – und doch zahlen viele Betriebe monatliche Abogebühren für Software, die im Kern wenig mehr tut als Texte in eine Vorlage einzusetzen und eine PDF zu erzeugen. Open-Source-Rechnungsprogramme bieten eine professionelle Alternative – ohne laufende Lizenzkosten.
Warum ein Open-Source-Rechnungsprogramm?
Kosten sparen bei voller Funktionalität
Kommerzielle Rechnungsprogramme wie Lexoffice, SevDesk oder FastBill kosten zwischen 7 und 40 Euro pro Monat – je nach Funktionsumfang. Über Jahre summiert sich das zu beträchtlichen Beträgen. Open-Source-Alternativen bieten vergleichbare Funktionalität ohne Lizenzgebühren.
Datenhoheit über Ihre Finanzdaten
Rechnungen enthalten sensible Geschäftsinformationen: Kundendaten, Umsätze, Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen. Bei einem Cloud-basierten Rechnungsdienst liegen diese Daten auf fremden Servern. Mit einem selbst gehosteten Rechnungsprogramm behalten Sie die vollständige Kontrolle.
Keine Abhängigkeit vom Anbieter
Was passiert, wenn Ihr Rechnungsanbieter die Preise erhöht, den Dienst einstellt oder von einem anderen Unternehmen übernommen wird? Mit Open-Source-Software sind Sie unabhängig. Ihre Daten gehören Ihnen und lassen sich jederzeit exportieren.
Die besten Open-Source-Rechnungsprogramme
Invoice Ninja
Invoice Ninja ist die wohl umfassendste Open-Source-Lösung für die Rechnungsstellung. Die Software bietet Angebote und Rechnungen erstellen mit professionellen Vorlagen, Zeiterfassung und Projektverwaltung, wiederkehrende Rechnungen und automatische Zahlungserinnerungen, Online-Zahlungen über Stripe, PayPal und weitere Anbieter, Ausgabenverwaltung und einfache Buchhaltungsfunktionen, Kundenportal für den Zugriff auf Rechnungen und Zahlungshistorie sowie eine API für Integrationen mit anderen Systemen.
Die Benutzeroberfläche ist modern und intuitiv. Invoice Ninja fühlt sich nicht wie ein Kompromiss an, sondern wie ein professionelles Produkt – weil es eines ist.
Crater
Crater ist ein schlankes, elegantes Rechnungsprogramm, das sich auf die Kernfunktionen konzentriert: Rechnungen und Angebote erstellen, Zahlungen verfolgen, Ausgaben verwalten und einfache Berichte generieren. Die Software ist in Laravel (PHP) geschrieben und lässt sich leicht auf den meisten Webservern installieren. Für Unternehmen, die ein unkompliziertes Werkzeug ohne Überfrachtung suchen, ist Crater eine exzellente Wahl.
ERPNext
Wenn Ihre Anforderungen über die reine Rechnungsstellung hinausgehen, ist ERPNext einen Blick wert. Dieses Open-Source-ERP-System umfasst neben der Rechnungsstellung auch Buchhaltung, Lagerverwaltung, Einkauf, Personalwesen und CRM. ERPNext ist besonders interessant für Unternehmen, die eine umfassende Geschäftslösung suchen und bereit sind, sich mit einem komplexeren System auseinanderzusetzen.
Was muss ein Rechnungsprogramm für den Mittelstand leisten?
GoBD-Konformität: Für deutsche Unternehmen ist die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) wichtig. Das bedeutet insbesondere: fortlaufende Rechnungsnummern, unveränderliche Speicherung und Nachvollziehbarkeit. Invoice Ninja und ERPNext unterstützen diese Anforderungen.
XRechnung und ZUGFeRD: Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können, ab 2027 auch versenden. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD sind dabei der Standard. Prüfen Sie, ob Ihre gewählte Lösung diese Formate unterstützt – oder ob es Erweiterungen dafür gibt.
DATEV-Export: Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist ein DATEV-kompatibler Export ein großer Vorteil. Invoice Ninja bietet Export-Funktionen, die sich für die Übergabe an den Steuerberater eignen.
Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit: Für Unternehmen mit internationalen Kunden ist die Möglichkeit, Rechnungen in verschiedenen Sprachen und Währungen zu erstellen, wichtig. Invoice Ninja unterstützt beides umfangreich.
Selbst hosten oder Cloud-Instanz?
Alle genannten Lösungen lassen sich auf eigenen Servern betreiben. Der Vorteil: Ihre Finanzdaten bleiben unter Ihrer Kontrolle. Der Aufwand für Installation und Wartung ist überschaubar – insbesondere bei Invoice Ninja, das als Docker-Container bereitgestellt wird und damit einfach zu installieren und zu aktualisieren ist.
Bei einem Managed-Service-Anbieter wie NexaStack wird das Rechnungsprogramm als Teil Ihrer Gesamtinfrastruktur eingerichtet und gewartet. Sie nutzen die Software, wir kümmern uns um Server, Updates und Backups.
Migration: Von der alten Lösung zum neuen System
Die meisten kommerziellen Rechnungsprogramme bieten CSV- oder JSON-Export für Ihre Daten. Kundenstammdaten, Artikellisten und offene Posten lassen sich in der Regel in die neue Lösung importieren. Für historische Rechnungen empfiehlt es sich, diese als PDF-Archiv zu sichern und das neue System für alle zukünftigen Rechnungen zu nutzen.
Fazit: Professionelle Rechnungen ohne Abo-Falle
Open-Source-Rechnungsprogramme sind keine abgespeckte Alternative, sondern professionelle Werkzeuge, die den Vergleich mit kommerziellen Lösungen nicht scheuen müssen. Der Wegfall der monatlichen Lizenzkosten ist dabei nur ein Aspekt – die Datenhoheit über Ihre Finanzdaten und die Unabhängigkeit vom Anbieter sind mindestens ebenso wichtig.
Sie möchten ein professionelles Rechnungsprogramm auf Ihrer eigenen Infrastruktur? NexaStack richtet Invoice Ninja oder die passende Lösung für Sie ein.