Wenn Geschäftsführer über die Alternative zu Cloud-Diensten nachdenken, kommt schnell die Frage: Was kostet das eigentlich? Die Antwort ist erfreulich konkret – und für viele überraschend günstig.
In diesem Artikel rechnen wir transparent vor, mit welchen Kosten Sie bei einem eigenen Server rechnen müssen – und wie sich das im Vergleich zu Microsoft 365, Google Workspace und Co. rechnet.
Die Kostenbestandteile eines eigenen Servers
Hosting: Der Server im Rechenzentrum
Ein dedizierter Server in einem deutschen Rechenzentrum kostet je nach Leistung zwischen 30 und 150 Euro monatlich. Für ein mittelständisches Unternehmen mit 20 bis 80 Mitarbeitern reicht in der Regel ein Server im mittleren Leistungsbereich – mit ausreichend RAM, schnellen SSD-Speichern und zuverlässiger Netzwerkanbindung.
In diesem Preis sind Strom, Kühlung, Netzwerk und die physische Sicherheit des Rechenzentrums enthalten. Sie müssen sich um keine Hardware kümmern.
Einrichtung: Die initiale Investition
Die professionelle Einrichtung Ihrer Infrastruktur – Installation und Konfiguration von Nextcloud, Office-Suite, E-Mail, Videokonferenz, Backup-System und Sicherheitsmaßnahmen – erfordert eine einmalige Investition. Je nach Umfang und Komplexität liegt diese typischerweise zwischen einigen hundert und wenigen tausend Euro.
Diese Einmalkosten amortisieren sich in der Regel innerhalb weniger Monate durch die wegfallenden Cloud-Lizenzkosten.
Laufende Wartung: Managed Service
Sicherheitsupdates, Monitoring, Backup-Überwachung, technischer Support – all das muss gewährleistet sein. Bei einem Managed-Service-Anbieter ist die laufende Wartung im monatlichen Paketpreis enthalten. Die Kosten liegen deutlich unter den Gesamtkosten vergleichbarer Cloud-Dienste.
Software: Open Source = keine Lizenzkosten
Nextcloud, Collabora, Jitsi, Mailcow, Vaultwarden, Paperless-ngx – all diese Software ist Open Source und kostenlos. Es gibt keine Lizenzgebühren, keine nutzerbezogenen Abos und keine versteckten Aufpreise. Die einzigen Kosten sind die Infrastruktur und der Betrieb.
Rechenbeispiel: 40 Mitarbeiter
Betrachten wir ein konkretes Szenario: Ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitern möchte Microsoft 365 durch eine eigene Infrastruktur ersetzen.
Kosten bei Microsoft 365
40 Nutzer im Business-Standard-Plan kosten rund 500 Euro monatlich. Dazu kommen typischerweise Kosten für erweiterte Sicherheitsfunktionen, Archivierung und gelegentlichen Support – realistisch sind insgesamt 700 bis 900 Euro monatlich, also 8.400 bis 10.800 Euro jährlich.
Kosten bei eigenem Server mit Managed Service
Dediziertes Server-Hosting liegt bei 50 bis 100 Euro monatlich. Die laufende Wartung und der Support im Managed-Service-Paket kommen dazu. Die Softwarelizenzen kosten null Euro. In Summe liegen die monatlichen Gesamtkosten deutlich unter den Microsoft-365-Kosten – bei voller Datenkontrolle und ohne nutzerbezogene Skalierung.
Dazu kommt: Wenn Ihr Unternehmen auf 60 oder 80 Mitarbeiter wächst, steigen die Kosten bei Microsoft 365 proportional. Bei Ihrem eigenen Server steigen sie nur marginal – eventuell brauchen Sie etwas mehr Speicherplatz oder RAM, aber keine 20 oder 40 zusätzliche Lizenzen.
Was beeinflusst die Kosten?
Anzahl der Dienste
Ein reines Nextcloud-Setup ist günstiger als eine vollständige Infrastruktur mit E-Mail, Office, Videokonferenz, DMS und Passwort-Manager. Allerdings: Auch das Gesamtpaket ist in der Regel günstiger als die entsprechenden Cloud-Abonnements.
Speicherbedarf
Wenn Sie große Datenmengen speichern – technische Zeichnungen, Videomaterial, umfangreiche Archive – benötigen Sie mehr Speicherplatz. Die Kosten dafür sind bei eigenem Hosting deutlich günstiger als bei Cloud-Anbietern, die pro Gigabyte abrechnen.
Verfügbarkeitsanforderungen
Für Unternehmen mit sehr hohen Verfügbarkeitsanforderungen kann ein redundantes Setup sinnvoll sein – zwei Server an verschiedenen Standorten, automatisches Failover. Das erhöht die Kosten, bietet aber eine Verfügbarkeit, die mit den besten Cloud-Diensten mithalten kann.
Die versteckten Ersparnisse
Neben den direkten Kosteneinsparungen gibt es Vorteile, die sich schwerer beziffern lassen, aber real sind. Kein Risiko durch DSGVO-Verstöße bei der Nutzung von US-Cloud-Diensten. Keine Produktivitätsverluste durch erzwungene Updates und Oberflächenänderungen. Keine Kosten für den Wechsel, wenn ein Cloud-Anbieter die Preise erhöht. Und ein Wettbewerbsvorteil durch nachweisbare Datensicherheit gegenüber Kunden und Partnern.
Wann lohnt sich ein eigener Server?
Als Faustregel: Ab 10 Mitarbeitern wird ein eigener Server mit Managed Service wirtschaftlich attraktiv. Ab 20 Mitarbeitern ist der Kostenvorteil gegenüber Cloud-Diensten in den meisten Fällen deutlich. Und ab 50 Mitarbeitern wird der Unterschied erheblich.
Für sehr kleine Teams unter 5 Personen können Shared-Hosting-Lösungen oder europäische SaaS-Anbieter die pragmatischere Option sein.
Fazit: Transparente Kosten statt Abo-Falle
Ein eigener Server ist keine teure Luxuslösung, sondern in vielen Fällen die wirtschaftlichere Alternative. Die Kosten sind transparent, vorhersagbar und steigen nicht mit jedem neuen Mitarbeiter. Dazu kommen strategische Vorteile – Datenkontrolle, Unabhängigkeit, Zukunftssicherheit – die keinen Preis auf der Rechnung haben, aber einen enormen Wert für Ihr Unternehmen.
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